Mengolah Query dengan Ms. Access

MENGOLAH QUERY

Query  adalah kemampuan untuk menampilkan data dari database untuk diolah lebih lanjut yang biasanya diambil dari tabel tabel dalam database. Pengertian query yang lain adalah pertanyaan (question) atau permintaan (order) informasi tertentu daru sebuah database yang tertulis dalam format tertentu. Query dapat didefinisikan sebagai perintah-perintah untuk mengakses data pada database atau basis data. Sehingga secara garis besar, Pengertian query adalah bahasa yang digunakan untuk memanipulasi, mengubah, menambahkan, mengatur sesuatu atau data dalam database. Query dapat digunakan untuk menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula), baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String. Langkah-langkah mengolah Query adalah sebagai berikut :

1.   Menambah Field dengan rumus (Formula)

Di dalam Query kita dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database

Contohnya : menambah field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara jumlah barang/ UNIT dikalikan HARGA.

Berikut langkah-langkahnya :

TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT]

Pertama buka data access lalu buka Design View untuk memasukan rumus dan melihat hasilnya buka Datasheet View.

Kemudian jika klik Design View dengan rumus maka akan muncul seperti berikut  :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut :

Note:

v  Jika hasil berupa simbol ### pada field TOTAL HARGA, maka artinya lebar kolom tersebut tidak mencukupi, maka ubah lebar kolom dengan cara menariknya ke samping sampai muncul harganya.

v  Selain Total harga dapat juga memasukkan field baru yaitu misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.

Berikut  :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut :

2.   Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini. 

Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).

a)      Ekspresi atau Pernyataan Logika

Jika menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).

b)     Operator Relasi

Adapun operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika adalah sebagai berikut :

Operator Relasi	Artinya
=	Sama dengan
<	Lebih kecil
>	Lebih besar
<=	Lebih kecil atau sama dengan
>=	Lebih besar atau sama dengan
<>	Tidak sama dengan

Pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan operator relasi dan dapat memanfaatkan operator logika, yaitu di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.

c)      Fungsi Logika AND

Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.

Contoh :

DISKON AVANZA : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10;0,05;0)*[TOTAL HARGA]

Seperti berikut :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:

d)     Fungsi Logika OR 

Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH. 

Contoh :

HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ";150000000;0)

Seperti berikut :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:

e)      Fungsi Logik IIF 

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

1)      Fungsi Logika IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.

Contoh :

Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung
Rumusnya adalah :

BONUS : IIf([UNIT]>=15;”HONDA VARIO”;”SEPEDA GUNUNG”)

Seperti berikut :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:

2)      Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested) 

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.

Contoh :

Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

·         Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA

·         Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000  (di atas = 2 M),  maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA.

·         Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000  (di atas 1.5 M),  maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA.

·         Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000  (di atas 1 M),  maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA.

·         Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0

Rumusnya :

DISKON MAJEMUK: IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000;0,2;IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000;0,15;IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000;0,1;IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000;0,05;0))))*[TOTAL HARGA]

Seperti berikut :

Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:

3.   Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi- fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

a.       Fungsi Left 

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus :

LEFT: Left([NAMA MOBIL];3)

Seperti berikut :

Setelah itu akan muncul seperti berikut :

b.      Fungsi Right 

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus :

RIGHT: Right([NAMA MOBIL];3)

Seperti berikut :

Kemudian muncul seperti berikut :

c.       Fungsi Mid 

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Contoh rumus :

MID: Mid([NAMA MOBIL];3;1)

Seperti berikut :

Kemudian muncul seperti berikut :

4.        Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)

Untuk memecahkan permasalahan dalam mengolah database terkadang diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.

Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID) pada rental DVD dan VCD.

1.       Buatlah tabel sebagi berikut  :

2.       isikan datanya seperti berikut :

3.       Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

Ketentuan : 

a.      Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :

·         Kode = D, maka Jenis Film = DVD

·         Kode = V, maka Jenis Film = VCD

Rumusnya:  

JENIS FILM : IIf(Right([KODE];1)="V";"VCD";"DVD")

Hasilnya seperti berikut :

b.      Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom keempat dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :

·         Kode = A, maka Kategori Film = ACTION

·         Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON

·         Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA

·         Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI

Rumusnya :

KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE];4,1)="A";"ACTION";IIf(Mid([KODE];4,1)="C";"CARTOON";IIf(Mid([KODE];4,1)="D";"DRAMA";"KOMEDI")))

Hasilnya seperti berikut :

c.       Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika :

·         Kode  = 10, maka Tahun Beli = 2010

·         Kode  = 11, maka Tahun Beli = 2011

·         Kode  = 12, maka Tahun Beli = 2012

Rumusnya :

TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))

Hasilnya seperti berikut :

5.      Menghitung Total dalam Query

Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut : 

a.       Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Pada group Records, klik   Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.

b.      Pada group Records, klik ∑Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.

c.       Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

d.      Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.

6.      Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total

Membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.

Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

a.       Tampilan harus dalam keadaan Design View

b.      Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.

c.       Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:

Note :

Untuk nomer 2 dan 3 saya memakai Ms. Access 2013 dan untuk yang lainnya saya memakai MS. Access 2007

Terimakasih dan Semoga Bermanfaat ya :)

Wassalamualaikum ...