MENGOLAH QUERY
Query adalah kemampuan untuk menampilkan data dari
database untuk diolah lebih lanjut yang biasanya diambil dari tabel tabel dalam
database. Pengertian query yang lain adalah pertanyaan (question) atau
permintaan (order) informasi tertentu daru sebuah database yang tertulis dalam
format tertentu. Query dapat didefinisikan sebagai perintah-perintah untuk
mengakses data pada database atau basis data. Sehingga secara garis besar,
Pengertian query adalah bahasa yang digunakan untuk memanipulasi, mengubah,
menambahkan, mengatur sesuatu atau data dalam database. Query dapat digunakan
untuk menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria
tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula), baik perhitungan
matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel,
seperti fungsi logika IF dan String. Langkah-langkah mengolah Query adalah
sebagai berikut :
1. Menambah
Field dengan rumus (Formula)
Di
dalam Query kita dapat menambahkan field baru dengan rumus atau
fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database
Contohnya
: menambah field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara jumlah barang/
UNIT dikalikan HARGA.
Berikut
langkah-langkahnya :
TOTAL
HARGA : [HARGA]*[UNIT]
Pertama
buka data access lalu buka Design View untuk memasukan rumus dan melihat
hasilnya buka Datasheet View.
Kemudian jika klik Design View dengan rumus maka akan muncul seperti
berikut :
Setelah
ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut :
Note:
v Jika hasil berupa simbol ### pada field
TOTAL HARGA, maka artinya lebar kolom tersebut tidak mencukupi, maka ubah lebar
kolom dengan cara menariknya ke samping sampai muncul harganya.
v Selain Total harga dapat juga memasukkan field baru yaitu
misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.
Berikut :
Setelah
ditampilkan, klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut :
2. Fungsi Logika
Salah satu fungsi
yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut
peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu
mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF
ini.
Dengan operasi logika
ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu
Benar (True) atau Salah (False).
a)
Ekspresi atau Pernyataan Logika
Jika menggunakan
operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika.
Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu
operator relasi (operator pembanding).
b)
Operator Relasi
Adapun operator
relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika adalah sebagai berikut
:
Operator Relasi
|
Artinya
|
=
|
Sama dengan
|
<
|
Lebih kecil
|
>
|
Lebih besar
|
<=
|
Lebih kecil atau sama dengan
|
>=
|
Lebih besar atau
sama dengan
|
<>
|
Tidak sama dengan
|
Pengujian fungsi-fungsi logika dengan menggunakan
operator relasi dan dapat memanfaatkan operator logika, yaitu di mana operator ini
akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam
penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang
lainnya.
c)
Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan akan
menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika
salah satu atau beberapa argumennya SALAH.
Contoh :
DISKON
AVANZA : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10;0,05;0)*[TOTAL
HARGA]
Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul
hasilnya seperti Datasheet View berikut:
d) Fungsi Logika OR
Fungsi
OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR,
sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila
hasilnya SALAH.
Contoh :
HARGA
SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA
MOBIL]="JAZZ";150000000;0)
Seperti berikut :
Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul
hasilnya seperti Datasheet View berikut:
e) Fungsi Logik IIF
Fungsi logika IIF yang sering digunakan di
dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
1)
Fungsi
Logika IIF Tunggal
Fungsi logika IIF
Tunggal digunakan untuk
menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah. Bentuk
umum penulisan Fungsi Logika IIF
Tunggal
IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)
Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang
akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.
Contoh :
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15,
maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15,
maka BONUS = Sepeda Gunung
Rumusnya adalah :
Rumusnya adalah :
BONUS :
IIf([UNIT]>=15;”HONDA VARIO”;”SEPEDA GUNUNG”)
Seperti berikut :
Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul
hasilnya seperti Datasheet View berikut:
2)
Fungsi
Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi
logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa
terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.
Contoh :
Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut
:
·
Jika
TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari
TOTAL HARGA
·
Jika
TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas
= 2 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL
HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas
1.5 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL
HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas
1 M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL
HARGA.
·
Jika
TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya :
DISKON MAJEMUK: IIf([TOTAL
HARGA]>=2500000000;0,2;IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000;0,15;IIf([TOTAL
HARGA]>=1500000000;0,1;IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000;0,05;0))))*[TOTAL
HARGA]
Seperti berikut :
Setelah ditampilkan,
klik Run maka akan muncul hasilnya seperti Datasheet View berikut:
3. Fungsi String
Fungsi Teks (String)
yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi- fungsi yang dapat
digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa
huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric),
serta karakter-karakter khusus.
Di dalam penulisan
formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Sebenarnya
fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft
Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
a.
Fungsi
Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data
berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Contoh rumus :
LEFT: Left([NAMA
MOBIL];3)
Seperti berikut :
Setelah itu akan muncul seperti berikut :
b.
Fungsi
Right
Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data
berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
Contoh rumus :
RIGHT: Right([NAMA
MOBIL];3)
Seperti berikut :
Kemudian muncul seperti berikut :
c.
Fungsi
Mid
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data
berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.
Contoh rumus :
MID: Mid([NAMA
MOBIL];3;1)
Seperti berikut :
Kemudian muncul seperti berikut :
4. Kombinasi
fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)
Untuk memecahkan
permasalahan dalam mengolah database terkadang diperlukan kombinasi atau
gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi
string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT,
RIGHT, dan MID) pada rental DVD dan VCD.
1.
Buatlah
tabel sebagi berikut :
2. isikan datanya seperti berikut :
3. Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti
berikut :
Ketentuan
:
a.
Tambahkan
field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir
dari Kode, jika :
·
Kode
= D, maka Jenis Film = DVD
·
Kode
= V, maka Jenis Film = VCD
Rumusnya:
JENIS FILM : IIf(Right([KODE];1)="V";"VCD";"DVD")
Hasilnya seperti berikut :
b.
Tambahkan
field KATEGORI FILM pada kolom keempat dengan ketentuan, diambil 1 karakter
dari Kode, jika :
·
Kode
= A, maka Kategori Film = ACTION
·
Kode
= C, maka Kategori Film = CARTOON
·
Kode
= D, maka Kategori Film = DRAMA
·
Kode
= K, maka Kategori Film = KOMEDI
Rumusnya :
KATEGORI FILM :
IIf(Mid([KODE];4,1)="A";"ACTION";IIf(Mid([KODE];4,1)="C";"CARTOON";IIf(Mid([KODE];4,1)="D";"DRAMA";"KOMEDI")))
Hasilnya seperti berikut :
c.
Tambahkan
field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari
Kode, jika :
·
Kode
= 10, maka Tahun Beli = 2010
·
Kode
= 11, maka Tahun Beli = 2011
·
Kode
= 12, maka Tahun Beli = 2012
Rumusnya :
TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))
Hasilnya seperti berikut :
5. Menghitung
Total dalam Query
Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query
Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan
langkah sebagai berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View b. Pada
group Records, klik Totals, hingga
muncul di bawah baris New, muncul Totals.
b. Pada group Records, klik ∑Totals, hingga
muncul di bawah baris New, muncul Totals.
c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.
d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda
hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang
lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.
6.
Membuat
Kriteria pada Kalkulasi Total
Membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang
diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.
Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya
adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan Design View
b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan
AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.
c. Setelah ditampilkan, klik Run maka akan muncul
hasilnya seperti Datasheet View berikut:
Note :
Untuk nomer 2 dan 3 saya memakai Ms. Access 2013 dan untuk
yang lainnya saya memakai MS. Access 2007
Terimakasih dan
Semoga Bermanfaat ya :)
Wassalamualaikum
...